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80/20法则+複利法则+行事曆管理,让你告别「整天瞎忙」的

时间: 2020-08-11 浏览量:612

如何分配时间

不能主宰时间,你就会被时间主宰。你一定有过这种经验:工作了十四个小时之后,晚上九点,你突然在想「我今天到底做了什幺?」忙了一整天之后却没做什幺重要的事情,其实没有比较好。

请记住,你不能管理时间,只能管理生活,因此「时间分配」也可以说是「生活分配」。

主宰你拥有的时间,你就可以主宰生活。

不要继续花时间东奔西跑,一边担心昨天什幺做得不好,明天又有什幺事情会出差错。建立时间区隔,分配每天的时间,在每段时间里只关注当下。

行事曆管理

我不清楚你的行事曆管理风格是偏向军事化,还是根本不用行事曆。假如我不能妥善管理行事曆,生活就会一团乱。过去十年来,我聘请的个人助理经常因为行事曆过于混乱而辞职,我才慢慢学会以下诀窍:

一、先速记,后整理

频繁使用一年之后,行事曆看起来应该像是伦敦地铁路线图一样混乱。检查所有的固定行程,删除已完成或者不相关的事件。理想的情况下,一年至少清理行事曆两次,例如在每年的六月与十二月。除此之外,也要整理其他的设备,避免造成同步不一而複製到旧有的行事曆。例如,你在个人电脑上整理了行事曆,但没有注意手机行事曆,或者你的个人助理并未同步更新行事曆。

与生活伴侣坐下来,一起检验行事曆是否按部就班进行,家庭与社交生活是否平衡。最好能够同时思考愿景和目标,因为这些事情彼此息息相关。你应该把愿景与关键成果领域当成检验标準,思考自己是否应该投入更多时间陪伴所爱的人,是否能够结合工作与假期,确定自己应该优先从事、停止或者坚持的目标。

二、在所有设备上与重要人士同步行事曆,并且提高行事曆的可见度

家庭、办公室、手提电脑与行动设备都必须能够存取你的行事曆。确保所有相关人士也能清楚察看你的行事曆,例如个人助理、商业伙伴、关键管理者与生活伴侣。如果光是想到要设定行事曆就会头昏脑胀,找一个善于处理科技产品的人来帮忙。只要确实完成同步,让对的人可以察看你的行事曆,就不会发生行程冲突,也不会佔用你原本设定的「请勿取消」时段。他们会清楚你的习惯与作息,也能逐渐知道不该在什幺时间打扰你。

三、在所有设备上同步行事曆

确定你能在所有设备上快速而简单地存取行事曆,包括行动电话、手提电脑、家用电脑、办公室电脑还有平板设备。

四、优先在一年前保留最重要的时间

这是最重要的行事曆管理方法。你必须在至少一年前就保留时间给VVKIK(愿景、价值、关键结果领域、创造收入和关键绩效指标)事件,例如重要的家庭活动、社交生活与工作重点。与你的伴侣坐下来,一起在行事曆上敲定固定的循环时间,并且注记「请勿取消」。

行事曆里应该要保留时间给以下的生活槓桿重要事项和你可能非常热爱的活动:

假日(你能不能结合工作与假期?)与伴侣约会(白天与晚上都可以)、在家享受电影马拉松。长途旅行、小旅游或小孩的学校活动。规画愿景与策略。健康、体适能、健身房或其他重要嗜好与热爱活动。与团队重要成员碰面。重要的关键结果领域。发挥槓桿效益,将事情外包办理。训练和制订经营系统。制订和检验关键绩效指标。

至少一年之前,你就应该把这些事情全部预先排进行事曆,根据各项需要,分别设定为每星期、每月或每年的循环活动,其余的生活、时间与空间,就会自行填补到行事曆上的空缺。做不到的话,时间、空间与生活会佔满行事曆,导致你没有任何时间进行重要清单上的事项,进而感到不堪重负、困惑与沮丧。这是最有槓桿效应的一种方法,能够解放大多数的时间,使你能够最专注、最不浪费时间,并且最快迈向愿景。

五、保留最有生产力的重要时间

把生活槓桿哲学应用到时间分配里,仔细观察你的每日能量与生产力。你在什幺时间状况最好,最有生产力?什幺时段想睡觉,又会持续多久?什幺时候想要独处?什幺时候喜欢社交?什幺时候想工作?什幺时候想休闲?什幺时候会觉得内心充满鼓舞?

我曾读过一些行动研究。有些人主张早起很好,但事实上,某些人就是喜欢深夜工作。有些人认为午睡很重要,中餐必须吃得清淡,一天睡眠时间是八小时,但也有一些人认为五个小时的睡眠时间就够了。到底哪一个人的说法才是对的?

只要能够配合你的习惯,发挥良好成效,就是对的。

问题是大多数的人不熟悉自己的能量与生产力,无法配合生活管理。接下来的两个星期,请你记下自己的能量与生产力状况。简单的笔记就可以了,记录每小时做的事情,什幺时候工作?什幺时候休闲?当时的感觉如何?什幺时候的状况很好?什幺时候觉得辛苦?什幺时候觉得自己很有生产力?你会对自己的日常循环感到惊讶。把日常循环、习惯与行事曆结合在一起,就可以做到最少的时间浪费,获得最大的成果。

把关键结果领域放在最有能量的时间,用想睡觉的时间处理例行的、不重要也不紧急的工作。把能够有效做事的时间,用在关键结果领域与创造收入工作上。妥善安排假日,最好能够配合小孩的学校行事曆以及每年你最不低潮的时候。不需要每天固定在十二点或一点吃午餐,配合自己的饮食作息即可。

欢迎来我的脸书交流想法与提供回馈,我会要求你对自己与工作记录负责。

你现在已经可以用最适合自己的标準,实现充满激励的人生,不再有罪恶感或和他人比较的感觉,也不会遇到工作与能量的冲突,做到事半功倍,创造理想的行动生活

以下是我这几年的体悟,希望可以帮助你重新设计生活,有些想法可能有用,有些或许不行,但你至少会得到一份蓝图,知道怎幺创造自己的理想生活。

我最有生产力的时间是早上五点四十五分至八点半。最有效率的咖啡因摄取量:一天两杯咖啡(超量会让我成为心烦气燥的偏执狂)。最有创造力的时间是早上六点半到八点半。下午五点四十五分之后就会昏昏欲睡。最佳进食时间是早上九点、下午两点与晚上六点(绝对不要在晚上七点以后约我吃饭,我会变成最糟糕的伙伴)。喝酒对我没有好处,就算有时候我以为会有什幺帮助也一样,我绝对不喝酒。最佳睡眠时间:晚上九点到早上五点半。最好的闹钟:我儿子。最糟的会议时间:早上十点四十五分到十一点三十分(我喝第二杯咖啡前)。这个时间最适合从事不重要的例行工作,但我不太在乎例行工作。巴比的高尔夫时间:早上十点、下午三点或下午五点。最好的健身时间:早上八点半、十点或下午三点。最有生产力的工作场所:客厅、咖啡厅、任何景致好而且有无线网路的地方(但不是办公室)。写这本书的最好时间:早上四点半到早上八点半。用电子邮件传递工作指令的最好时间:每个人到办公室之前。读当天电子邮件、清空收件夹的时间:早上六点十五分到八点十五分,或者前一天的晚上六点。

这里的重点在于,只要你开始熟悉自己的作息,养成至少五个以上的固定习惯,就能做到事半功倍、享受生活、实现生活槓桿哲学并且创造最大的不同。善加规画一天的时间,有策略地控制生活,让80/20法则与複利法则发挥作用,现在立刻实行吧!

六、善用循环与邀请功能

行事曆的循环功能可以让你避免重大的疏忽、错误与失察。用循环功能把重要事情固定在行事曆上,设定为每日、每週、每月、每年循环,确保自己绝对不会忘记。这个做法适用在检验愿景、价值、关键结果领域、创造收入和关键绩效指标、重新保险、把资金移动到利息更高的银行、保养车子、重要人士的生日等等。务必确定你的循环提醒设定在实际的事件时间之前,这样才会有充足的準备时间。

把所有相关人士,或需要知情的人都加入到行事曆的邀请清单里,例如负责执行相关工作的人、需要知道你近况的人、你的管理上司、你的个人助理、管理总监或配偶。

七、在「注记」栏写入详细的资讯与重点

在行事曆上写「会议」并不是清楚详细的资讯。如果某人邀请我开会,但我不能从行事曆资讯里确定当初安排这个会议的原因,加上时间过得太久,已经想不起来,就会拒绝参与并且删除会议邀请。你必须在行事曆的会议安排里写入详细的重点、会议预期结果和详细的议程。

八、每年更新与修订行事曆

每半年或一年,重新检阅和清除行事曆,确保VVKIK架构持续发挥槓桿效益。

你已经做到井然有序的行事曆时间规画,也加入了个人能量与生产力作息,现在要追求的是训练自己专注,依照行事曆的安排,一次只专注一件事情,彻底阻挡任何干扰。

一边执行预定安排,却又前顾后盼而举足不定,只会让你分心而忽略当下,但你必须做好当下,这里才是进步与快乐。你只能做好当下,你也只能掌握当下。

以下的工具与技巧可以提升你的专注力:

立刻行动

绝对不要拖延。不可以找藉口。先求有做,再求完美。追求珍贵的目标会促进脑内啡与血清素的分泌,改善我们的情绪。即使一开始的进展不多,但只要开始工作,就会让人开心。「生活槓桿」的工作之道就是先求有做,再求完美,边做边调整。

专注一件事

专注的英文是focus,意思是「坚持单一步调,直到成功为止」。用三十分钟到九十分钟,专注在单一关键结果领域或创造收入工作,远离所有分心干扰,用一段休息时间犒赏自己格守纪律,不要产生错觉,以为自己做了很多,所以每隔几分钟就切换不同的工作主题—这样是浪费时间,但你却自我感觉良好。汽车引擎需要提高温度才能发挥性能,高档跑车甚至会在温度足够之前限制加速,你也要等工作一段时间之后才会进入最佳状态。

每次切换工作主题之后,你必须重新热机,才能回到状态内。反覆热机造成时间浪费。九分钟只做一件事情和九分钟做了九件事情会带来极大的不同,在同样的工作时间内,前者可能创造了七十五分钟的珍贵成果,后者却只有三十分钟的实际价值。

如果你够聪明,也可以把性质相似的工作排在一起,节省热机需要的时间,让能力与专注力发挥最大效用。你可以在一天连续安排三场会议,在手提电脑上準备所有需要的资料,不需要再回去办公室拿,也要把所有需要用到的帐号密码资讯準备在手边,节省搜寻的时间。

阻隔所有干扰和时间浪费

保持对VVKIK的高度专注,你会知道自己应该多做什幺,放弃什幺。处理重要的关键结果领域与创造收入工作时必须专注,远离所有干扰。不要让任何诱惑有机可乘,不要打断自己!事先戴上大耳机,如果别人对你说话,就可以两眼空白看着他们。

你必须弄清楚什幺事情会导致时间浪费,并且完全避免。以下是我外包给研究员的调查结果,列出了一天之间常见的时间浪费与比例:

电子邮件:40%
社群网站:30%
手机讯息通知:15%
上网:5%

我还想额外补充:处理别人的问题、不断暂停和恢复工作状态、争执和辩论。请你也要忽略这些,特别是别人的问题。他们会想办法说服你,让你以为这是你有义务要处理的问题。

请你根据现实情况,评估对方提出的问题会造成多少冲击与紧急程度,如果只是日常琐事,把他们丢给别人处理。

处理关键结果领域与创造收入工作时,绝对不要接电话。如果真的有急事,他们会找到方法联络你。关掉所有铃声与噪音。

相关书摘 ▶以投资客的眼光看待时间,它会跟钱一样遵守「複利法则」加倍奉还

书籍介绍

本文摘录自《生活槓桿:短时间发挥最大生产力,让事业、生活、财富达到完美平衡的工作哲学》,商周出版
*透过以上连结购书,《关键评论网》由此所得将全数捐赠儿福联盟。

作者:罗伯・摩尔(Rob Moore)
译者:林晓钦

《生活槓桿》不是一本关于「时间管理」的书,而是一种生活哲学,就像「只用一个支点,就能撑起全世界」的「槓桿原理」一样,用最少心力,换取最大产能,进而创造更多私人时间,让你拿回人生的主导权!从负债累累,到摇身成为英国最大房地产企业家的罗伯.摩尔,根据己身经验,并蒐罗各界成功人士例证,援引大量文献及研究结果,淬炼出 25 个最独到、最省力的成功心法,其颠覆程度绝对令你咋舌称奇。

没有时间管理这回事!

每个人一天都只有24小时,不多也不少,你怎幺有办法「管理」它?你只能管理你的生活、决策、行为与情绪,将时间价值最大化。问题从来不是时间的多寡,而是你使用与投资时间的方法。

「公、私」不用太分明!

你以为工作与生活真的可以达到平衡吗?别癡人说梦了!想要获得最大的幸福与自由,唯一的方法就是选择一份同时能够成为热情的职业,结合工作与私人时间。如此便能用热情餵养工作,用工作支持生活,创造生活与工作的正向循环!

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